La convention de stage

• Pourquoi une convention de stage ?

Les stages doivent obligatoirement faire l‟objet d‟une convention de stage conclue entre le stagiaire, l’entreprise d’accueil et l’établissement d’enseignement.
Aucune convention de stage ne peut être conclue pour :
-remplacer un salarié en cas d‟absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement,
-exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent,
-faire face à un accroissement temporaire de l‟activité de l‟entreprise,
-occuper un emploi saisonnier.

Pour être conforme, la convention doit obligatoirement être signée avant le début effectif du stage par toutes les parties requises à l'exception d'aucune. A défaut, l’étudiant n’est pas couvert en cas d’accident du travail et le stage devra être ajourné d'autant de jours que nécessaire pour combler ces lacunes.

C'est à l'organisme d'accueil qu'il appartient de vérifier, que la convention de stage porte bien toutes les signatures requises avant d'autoriser le stagiaire à commencer le stage. De plus, l‟entreprise doit tenir à jour un registre des conventions de stage indépendant de celui du registre unique du personnel.

• Quel est le contenu d’une convention de stage ?

Les mentions obligatoires dans une convention de stage sont les suivantes :
1. La définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ;
2. Les dates de début et de fin du stage ;
3. La durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l’entreprise. La présence, le cas échéant, du stagiaire dans l’entreprise la nuit, le dimanche ou un jour férié doit être indiquée ;
4. Le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement (voir précisions ci-dessous) ;
5. La liste des avantages offerts, le cas échéant, par l’entreprise au stagiaire, notamment en ce qui concerne sa restauration, son hébergement ou le remboursement des frais qu’il a engagés pour effectuer son stage ;
6. Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail dans le respect de l’article L. 412-8 du code de la sécurité sociale ainsi que, le cas échéant, l’obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
7. Les conditions dans lesquelles les responsables du stage, l’un représentant l’établissement, l’autre l’entreprise, assurent l’encadrement du stagiaire ;
8. Les conditions de délivrance d’une « attestation de stage » et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l’obtention du diplôme préparé ;
9. Les modalités de suspension et de résiliation du stage ;
10. Les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement ;
11. Les clauses du règlement intérieur de l’entreprise applicables au stagiaire, lorsqu’il existe. »
Décret n°2006-1093 du 29 août 2006

La convention peut également comprendre une clause de confidentialité de façon à protéger les données de l‟entreprise.

La convention de stage, à laquelle est annexée la « Charte des stages étudiants en entreprise » du 26 avril 2006, est signée successivement par :
-le stagiaire, qui mentionne son adresse et l‟intitulé complet de son cursus ou de sa formation ; si le stagiaire est mineur, la convention est également signée par son représentant légal.
-le représentant de l‟entreprise, qui mentionne sa qualité, le nom et l‟adresse de l‟entreprise ; L‟entreprise doit établir et tenir à jour la liste des conventions de stage qu‟elle a conclues.
-le représentant de l‟établissement d‟enseignement dans lequel est inscrit le stagiaire. Il mentionne sa qualité, le nom et l‟adresse de cet établissement;

• Où la trouver ?

1. Votre stage est en lien avec votre domaine d’étude : Le secrétariat ou la scolarité de sa filière remet à l‟étudiant la convention de stage en 4 exemplaires.
2. Votre stage est sans lien avec votre domaine d’étude mais concerne une réorientation : Contacter le SUIO au 02 47 36 81 70. (Voir « Le stage de réorientation » ci-dessous).

• Comment la remplir ?

Il est important d‟établir 4 exemplaires originaux, les photocopies ne peuvent être prises en compte.
L‟étudiant remplit les conventions avec le représentant de sa structure d‟accueil. Tous deux signent les 4 exemplaires.
Il les apporte ensuite au secrétariat qui les fera signer par les responsables de l'université et remettra à l‟étudiant 2 exemplaires, un pour lui et un pour l'organisme d‟accueil. Les 2 autres exemplaires étant conservés par l‟université.

Avec ses conventions, l‟étudiant doit également remettre :
-une attestation justifiant la couverture responsabilité civile de l‟étudiant,
-une photocopie de la carte d‟étudiant en cours de validité,
-le cas échéant, du calendrier de présence dans l‟organisme d‟accueil.

• Que faire en cas de modification ou de rupture de la convention ?

L’avenant à la convention de stage formalise les modifications envisagées en cours de stage par les parties signataires de la convention de stage initiale (par exemple les dates ou la durée du stage, le changement de tuteur, etc…)
Il doit être établi avant que la modification soit effective et obligatoirement signé par les 4 parties signataires de la convention initiale.

Si la modification concerne la durée du stage, il est important de rappeler que l‟obligation de gratification s‟apprécie sur la durée totale du stage et s‟applique de plein droit.

D‟une manière générale l‟étudiant doit respecter ses engagements envers son organisme d’accueil. La signature d‟une convention de stage confirme cet engagement des 2 parties l‟une envers l‟autre. Néanmoins, il arrive que la situation nécessite une rupture.

Dans ce cas, il existe plusieurs possibilités :
-Rupture amiable : Après information de l‟enseignant responsable, le chef d'entreprise et l'étudiant stagiaire peuvent rompre d'un commun accord la convention de stage, s'il apparaît que les conditions dans lesquelles il est exécuté ne sont pas favorables à la réalisation du projet pédagogique. La rupture amiable est transmise au responsable enseignant par lettre recommandée en justifiant les motifs.
-Rupture à l'initiative d’une des 3 parties :
La structure d‟accueil : en cas de manquement du stagiaire à la discipline, l‟organisme d‟accueil a le droit de mettre fin au stage, après avoir prévenu le responsable de la formation par lettre recommandée, exposant les griefs précis formulés à l‟encontre de l‟étudiant. Avant le départ du stagiaire, l‟organisme devra s‟assurer que l‟avis adressé au responsable de la formation a bien été reçu par ce dernier.
L‟université : Lorsque le déroulement du stage n‟est pas conforme aux engagements pris par l‟organisme d‟accueil, l‟université peut mettre un terme au stage en dénonçant la convention. Elle en informe préalablement le responsable de l‟organisme d‟accueil qui accuse réception de cette information.
L'étudiant stagiaire : il peut rompre la convention de stage pour tout motif rendant la poursuite du stage impossible et la rupture légitime (inadéquation entre l'objectif du stage et les missions confiées, conclusion d'un contrat de travail, réussite à un concours, ...). Il doit informer au préalable l‟enseignant responsable et le tuteur du stage et leur expliquer le motif de la rupture. La rupture doit être signifiée par écrit, remise au chef d'entreprise et à l‟enseignant responsable.

Quelle que soit la situation, la résiliation fera l’objet d’un avenant à la convention de stage.

• Que faire en cas de litige lors de son stage ?

Dans un premier temps, il convient à l‟étudiant de prévenir son enseignant responsable afin que celui-ci puisse jouer un rôle de médiateur auprès de l‟organisme d‟accueil.

Il pourra également mettre fin à son stage, en résiliant sa convention de stage par un avenant.

Si toutefois la situation ne s‟arrange pas, une solution plus radicale revient à faire un recours en justice. En fonction de la nature du litige, le conseil des Prudhommes ou le tribunal d‟instance seront compétents pour répondre aux besoins du stagiaire.